Siempre hemos escuchado de forma anecdótica algunas de las normas de protocolo que hay que tener con una persona de origen oriental, pero pocas veces nos planteamos las que tenemos que tener con personas de distintos país latinoamericanos. Damos por hecho que al tener el mismo idioma e incluso unos orígenes que nos hermanan, las normas de protocolo son iguales entre los más de 400 millones de hispanoparlantes. Pues, nos equivocamos.
Por ello, hace unos días iniciamos una serie de recomendaciones a tener en cuenta a la hora de realizar negocios con empresas y personas de nacionalidades distintas al interlocutor, ya que la idiosincrasia de cada nación, en ciertos aspectos, suelen diferir unas de otras. Esta serie de artículos pretenden ser meramente prácticos y plantear situaciones que en cualquier momento pueden surgir en una compañía.
Si llegado el caso tenemos que gestionar una reunión con una compañía colombiana. Lo primero que hay que saber es cuando y cómo programar una cita, que en el caso de Colombia, se deberá fijar con dos o tres semanas de anticipación, y disponer de dos o tres horas para la reunión. Para confirmar esta cita, la forma más recomendable, es por teléfono o por fax y no confiar en el envío de un correo electrónico.
Si además, esta reunión supone que se debe de trasladar a Colombia, se recomienda llegar al menos un día antes de la fecha establecida; así podrá ajustarse a la altitud de este país, especialmente si se dirige a Bogotá.
Una vez se dirija a su cita, debe tener en cuenta que la puntualidad es muy importante en la cultura de negocios de este país. Pero paradójicamente, es muy probable que sus colegas colombianos no la respeten y lleguen entre 15 ó 20 minutos tarde.
“Sí, ya he quedado y tengo que llegar puntual, pero ¿cómo me visto?”
Es fundamental conocer las Reglas a la hora de vestir para los negocios en Colombia. De hecho, los colombianos lo juzgarán por su vestimenta, ya que consideran la ropa como un medidor de estatus. Así, una regla de oro es vestir de manera conservadora pero de forma elegante y moderna, y por supuesto que esté limpia y planchada. Los hombres deben llevar trajes de colores oscuros, corbatas clásicas y zapatos de vestir que sean modernos, pero sobre todo que estén en buen estado y bien limpios. En el caso de las mujeres, el atuendo apropiado será un traje o vestido para los negocios, y un vestido tipo cocktail para las ocasiones sociales.
Sin embargo, si mantenemos una reunión en alguna de las zonas colombianas costeras el ambiente es más casual, por lo tanto, shorts o pantalones cortos son totalmente aceptables. Aquí, donde las temperaturas son más elevadas, algunos hombres visten guayaberas para trabajar, y las mujeres usan vestidos sin mangas. Sin embargo, usted deberá vestir formal para las reuniones de negocios, así como en las reuniones sociales.
Imagino que ya lo sabrán, y no se les había pasado por la cabeza, y es que un aspecto fundamental es que nunca lleve zapatos deportivos, salvo que vaya a realizar algún tipo de deporte, ya que los colombianos sólo los usan cuando van a realizar ejercicio, y jamás en una reunión de negocios.
Antes hemos recalcado que la ropa debe estar limpia y planchada, pero igual de importante, e incluso más, es la higiene personal, en Colombia se le da mucha importancia. Los hombres deben tener un corte de cabello sobre el cuello y las mujeres deben estar siempre impecables y profesionales.
“Y cuando la situación lo permita o sea apropiado, ¿de qué puedo hablar que no sea de negocios?”
Pues, es otro de los aspectos fundamentales que hay que conocer. Hay que tener especial cuidado con las conversaciones que se mantiene; por ello, se recomienda que antes de la reunión con un colombiano se aprenda un poco de la historia y cultura de este país, ya que se sienten muy orgullosos de su nación y de sus logros, por lo tanto, saber un poco de ello, será una buena estrategia para iniciar una buena relación.
Así los temas de conversación favoritos son: la historia, la figura del Libertador Simón Bolivar, que fue Presidente del país; la literatura tienen grandes escritores, entre ellos, el premio Nobel Gabriel García Márquez (conocido como Gabo); las bellezas turísticas del país (especialmente la ciudad de Cartagena de Indias, que fue la primera ciudad de América Latina que declaró su total independencia de España en el año 1881); y los deportes (fútbol y ciclismo). Otros temas apropiados son el café, la cocina, aspectos positivos de la ciudad que visita o donde reside,… Sin embargo, existen otros temas que mejor no deba tratar, tales como: política; terrorismo; religión; drogas ilegales; carteles de tráfico de drogas; comentarios negativos sobre las corridas de toros; quejas sobre la ciudad que visita; diferencias entre la cultura colombiana y la suya; …
Pero en Colombia, además existe un protocolo para la conversación. En este país, la manera más respetuosa en la que se debe dirigir es por el título y el apellido. Tan sólo los niños, familiares y amigos cercanos se llaman entre sí por el primer nombre. Deberá usar los títulos de cortesía (Sr., Sra. Srta.) para dirigirse a las personas que no posean títulos profesionales.
La mayoría de los hispanos llevan el apellido materno y el paterno. Sin embargo, al dirigirse a alguien, usted usará el apellido paterno (que es el primero), por ejemplo: Carlos López García será llamado “Señor López”. En el caso de la mujer, cuando se casa, adopta el apellido del esposo. Sin embargo, ella puede usar su apellido paterno como identidad profesional. El único título profesional de uso común es “Doctor” o “Doctora”, que suele usarse con personas con alto nivel de educación, aunque no hayan hecho un “doctorado”. Por ejemplo, las personas de clase social baja suelen dirigirse a las otras de un nivel social más alto como “Doctor (a).
Normalmente, cuando una persona acude a una reunión suele llevar un obsequio que sea apropiado. Pero en ocasiones, puede ocurrir que además le agasajen a usted con un obsequio, en ese caso, deberá mostrarse tremendamente agradecido.
Cuando lo inviten a un hogar colombiano, lleve flores -excepto lirios y caléndulas que son exclusivamente para los funerales-, dulces, chocolates, nueces o frutas. Si sabe que hay niños, lleve obsequios para ellos. Asegúrese que sea un detalle que no sea fácil de adquirir en Colombia.
Cuando usted hace entrega de su obsequio, si éste está envuelto, será abierto en privado, de esta manera su agasajado no parecerá ansioso. Esta actitud es para mantener una apariencia de modestia, además, el obsequio no será mencionado nuevamente. Sin embargo, usted puede estar seguro que fue recibido con mucha gratitud.
Entre los artículos más apropiados que se suelen regalar están: Plumas finas u otro accesorio de oficina; Algún artículo grabado; Algo propio de su región; Vinos de buena calidad; Bebidas alcohólicas (whiskey, vodka o ginebra), sin embargo la cerveza extranjera, no es bien aceptada, ya que en Colombia tienen una cerveza muy buena; Perfumes;…, pero nunca se deben de regalar joyas.
Una vez ya situado en la reunión, una de las decisiones más importantes que debe tomar antes de negociar con colombianos es seleccionar los representantes de su empresa que irán a visitar este país. Los empresarios colombianos querrán conocer a sus representantes personalmente y establecer una buena relación de amistad y solidaridad. No es recomendable que reemplace por otro a uno de sus representantes en medio de una negociación. Esta acción podría incluso provocar la anulación de un acuerdo.
Pero existe una buena opción que es la de contratar un intermediario que le ayude con las negociaciones en este país y que lo asesore en los diferentes campos en los que usted se sienta desinformado. En Bogotá, la Cámara de Comercio Colombiana Americana se encarga de conseguir un agente local que pueda ayudarle en estas gestiones.
Al inicio de las reuniones siempre habrá una pequeña conversación, esto es señal de que las relaciones personales son de suma importancia para los empresarios colombianos. En la mayoría de los casos tendrá que esperar que la parte colombiana inicie la conversación de negocios.
La mayoría de las veces los empresarios colombianos toman decisiones basadas en sus presentimientos. Si éste tiene alguna duda sobre lo que usted le presenta, por más evidencias que demuestren que el negocio será un éxito, tenga por seguro que la negociación se cancelará.
La jerarquía es muy importante en Colombia, aunque en cualquier tipo de negociación pueden participar ejecutivos y empleados de nivel intermedio, las decisiones finales, siempre están en manos de los gerentes y ejecutivos de mayor nivel.
Hay que saber analizar las palabras de sus interlocutores, pues suelen decir siempre lo que usted quiere y, esto, no siempre coincide con lo que realmente piensan. Es importante que una vez que haya finalizado la reunión, se quede un rato más con sus colegas colombianos para conversar de otros aspectos, ya que es considerado una grosería que se abandone la sala inmediatamente después de haber terminado, puede dar la impresión que tiene cosas más importantes que hacer. Se recomienda enviar una nota de agradecimiento después de una reunión, así como también los puntos más importantes que se han tratado en dicha reunión.
Los colombianos del interior del país son probablemente los latinoamericanos más formales y tradicionales. Sólo los de la costa tienen una actitud más relajada.
Y ¿cuáles son los horarios de comidas?
En Colombia, el desayuno es siempre algo ligero, por lo que se puede comer a cualquier hora de la mañana. El almuerzo es la comida más importante del día y suele compartirse con la familia. El horario para almorzar es de 12:30 a 2:30 p.m. Por lo general, hay un descanso de una hora, entre las 4:00p.m. y 6:00 p.m. En ocasiones de carácter social, usted puede llegar 15 ó 20 minutos tarde. La cena suele ser de 7:00 a 9:00 p.m. aunque en los eventos sociales suelen comenzar y terminar más tarde, en estas ocasiones los invitados llegarán alrededor de las 8:00 p.m. y la cena se servirá de 10:00 p.m. a medianoche.
Las relaciones interpersonales son de mucha importancia si desea hacer negocios en Colombia, por esta razón, no se recomienda rechazar ninguna invitación, que generalmente son a almorzar o cenar. Sus anfitriones colombianos son muy formales y hacen mucho énfasis en las normas del buen comer. Además, debe esperar a que le indiquen donde debe sentarse. Comience a comer cuando ya todo el mundo se haya servido e iniciado a comer. Es importante saber que en Colombia es de buena educación dejar un poco de comida en el plato para demostrar que se encuentra satisfecho por la hospitalidad. Espere a que el organizador del evento inicie la conversación, que además será el primero en ofrecer un brindis, después usted podrá seguir el gesto.
Si por el contrario la invitación es en un restaurante, la persona que hace la invitación es la que pagará dicha comida. Sin embargo, usted deberá ofrecerse a pagar y, si usted ha sido el que ofreció la invitación, tendrá que insistir ya que sus contrapartes se ofrecerán a cubrir los gastos. Hay que saber que en muchos restaurantes se incluye la propina en la propia factura como un cargo por servicio. Si no es así lo usual es dejar un 10%.
¿Cómo debe ser mi comportamiento en público?
Los saludos deben hacerse tanto a la llegada a una reunión como al abandonarla, mediante un simple apretón de manos; solamente entre amigos cercanos se suelen dar abrazos. A las mujeres cuando ya se las conoce se les da un beso en la mejilla.
Después del abrazo o el apretón de manos, suelen hacer numerosas preguntas e inician una conversación. No se sorprenda al escuchar preguntas sobre su salud, su viaje, su familia y amigos que tengan en común. Evite saludar de manera apresurada ya que se considera un irrespeto.
Los colombianos suelen acercarse mucho a las personas, incluso al hablar. Trate de acostumbrarse a esta práctica ya que se sentirán ofendidos si usted intenta alejarse. Mantenga el contacto visual durante las conversaciones.
Estrategias de negociación
A diferencia de otros países latinoamericanos la actividad empresarial no se concentra sólo en la capital. Además de Bogotá, Medellín y Calí en el interior, así como Cartagena y Barranquilla en la costa atlántica son importantes centros de negocios.
Los contactos personales son imprescindibles para el éxito comercial en Colombia. El mundo de los negocios está dominado por una clase social cerrada que mantiene estrechas relaciones entre sus miembros, y a la cual es difícil acceder si no se es presentado por alguien que pertenezca a ella. La separación entre las clases sociales es muy rígida; existe muy poca movilidad social.
Las negociaciones se desarrollan en un ambiente cordial y amistoso. Hay que evitar cualquier comportamiento brusco. El tono de voz debe ser bajo y cuidar las expresiones que se utilizan. No se considera positivo mostrar prisa, ni presionar para la toma de decisiones.
El colombiano utiliza bastantes anglicismos en su lenguaje comercial. Por ello aunque los catálogos se presenten en español, no está mal visto presentar documentación en inglés. Incluso puede dar mayor realce y fortalecer la imagen de la empresa.
El negociador colombiano suele mostrar mucho interés por las ofertas que se le presentan. Sin embargo, es difícil que se comprometa en firme a realizar negocios. Generalmente, éstos se realizan después de un largo período de conversaciones.
Un aspecto esencial es la forma de financiación de los negocios que se plantean. Será el empresario extranjero el que tenga que buscar alternativas financieras y ofrecer unas condiciones de pago favorables.
Cuando se firma un contrato, bien sea de compraventa, distribución o representación (el equivalente al contrato de agencia comercial) debe llevarse a una notaría para su registro de autentificación.
Regina Torres Redactora